Aprenda a Organizarse
Llamadas telefónicas, largas reuniones, imprevistos, hacen que las horas de trabajo no siempre sean
productivas. Se pierde tiempo y lo peor es que cuando se acaba la jornada hay una sensación de insatisfacción.
¿Cómo evitarlo?
Hay una verdad: mucha actividad no es sinónimo de Resultados.
Reflexionar acerca de nosotros mismos y de nuestro trabajo
es una de las reglas de oro para saber organizar el tiempo.
La clave está en la perspectiva. La visión del problema cambia
considerablemente si lo observamos desde una cierta distancia.
Debemos aprender a relativizar. Es el mejor camino para
alcanzar la visión global que necesitamos a la hora de encontrar
la objetividad que requiere cualquier planificación. Sólo
así es posible establecer prioridades en la actividad diaria. Es
frecuente que sumergidos en el agobio total nos preocupemos
más de lo urgente que de lo importante. Conviene ayudarse
fijando estrategias y objetivos a largo plazo que marquen el
camino del que no conviene desviarse. Se trata de ahorrar
tiempo y, por lo tanto, dinero. De lo contrario, sucede que se
comienzan mil cosas antes de terminar otras.
Determinar las prioridades diarias
Esto sería más fácil si, una vez establecida la planificación que
ahora observaremos, pudiéramos cumplir nuestros objetivos
de una manera sistemática y serena. Necesitamos un medio
para determinar qué tareas cobrarán prioridad sobre qué otras.
Una manera simple de entender esto es definir cada demanda
en términos de tiempo, determinar si cada una de ellas se ha
generado sola o si proviene de otra demanda, y clasificarla
según su importancia y urgencia.
Sector A: tareas importantes y urgentes
Son aquellos que requieren una inmediata atención. Son los
primeros de los que debe hacerse que carguen su programación
de actividades. De todos modos, vale la pena preguntarse
si una mejor planificación podría haberlos dotados de una menor
urgencia.
Sector B: tareas importantes pero no urgentes
Son asuntos que no deben ser ignorados. A menudo están
relacionados con los objetivos a largo plazo y usted deberá
asegurarse de que dispondrá del tiempo suficiente para ir
realizándolos. Tratar dichos asuntos forma parte de la letra
grande. La mayor fuente de prioridades que entran en conflicto
se halla entre esta categoría y los asuntos de la categoría
C. Si no les presta la atención adecuada, cuando un plazo se
acerca amenazadoramente las tareas de la categoría B pueden
ascender rápidamente a la categoría A. Organice su tiempo de
manera efectiva para reducir esta posibilidad e intente asegurarse
de que dispone de tanto tiempo como le sea posible para
las tareas de la categoría B.
Sector C: tareas urgentes pero no importantes
No importa que las tareas de esta categoría desvíen su atención
de las del grupo B. El hecho de que sean urgentes no
las hace más importantes. Pregúntese por qué son urgentes.
A menudo, se encontrará con que les han colgado la etiqueta
de urgente para justificar su existencia o cubrir su falta de
eficiencia. Se trata de tareas que puede delegar a otras personas.
Obviamente, la decisión que tome de dichas tareas
deberá basarse en la política de la empresa. Si su superior
es quien ha solicitado el cumplimiento de una tarea y la contempla
como importante y urgente, será necesario que usted
modifique su valoración.
Sector D: tareas no importantes ni urgentes
No pierda el tiempo en este tipo de tareas. Frecuentemente,
las tareas pertenecientes a este grupo son generadas por uno
mismo, excusas para no llevar a cabo otras tareas que son
más importantes que se observan con cierto grado de recelo.
Sigamos la Norma 80:20
Fue originada por un economista italiano, Wilfredo Pareto, hacia
el año 1900. Descubrió un fenómeno consistente en que
un 20% de la población de un país controlaba alrededor de
un 80% de la riqueza de dicho país. El principio 80:20 se ha
expandido e incluye varios aspecto de los negocios y se ha
aplicado a diversos elementos de la administración de empresas
(“Un 80% de los resultados proviene de un 20% de los
esfuerzos”). La exactitud de esta relación no está claramente
definida pero el hecho importante es que conseguirá obtener
resultados sensacionales si concreta sus esfuerzos en las pocas
acciones importantes antes que en la mayoría, la cual
resulta trivial.
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